Szkolenia online i praca zdalna na projekcie Flixbus

Szkolenia online i praca zdalna mogą wywołać sporo konfuzji. Wyobraź sobie, że, to Twój pierwszy dzień szkolenia w nowej firmie. Chcesz dobrze wypaść, a więc wstajesz wcześnie rano, aby się przygotować. Prasujesz koszulę, trochę perfum na kark,  jeszcze tylko szybki łyk kawy i biegniesz na autob…czekaj…nie. Uświadamiasz sobie, że nie musisz wychodzić z domu- to czas, aby włączyć komputer i zalogować się na platformę ze szkoleniem 🙂

Tak od kilku miesięcy wygląda rzeczywistość w wielu firmach, między innymi w Armatis.
Coś, co wcześniej wydało się być niemożliwe, stało się codziennością.

• Jak zatem wygląda szkolenie, które mamy odbyć online?
• Czy różni się od tego lokalnego?
• Jak wejść w interakcje z innymi uczestnikami, trenerem?
• Czy po takim szkoleniu człowiek jest  uzbrojony w wiedzę?
• Czy praca na słuchawce jest możliwa w trybie home office?
  

Obecne czasy stawiają przed nami spore wymagania. Bardzo dużo firm musiało zmienić tryb pracy, dostosować się do nowych potrzeb. Nie sposób się nie zgodzić, że jedną z takich potrzeb została praca zdalna. Home office dzisiaj nie jest już niczym nadzwyczajnym – stał się codziennością. Jako Armatis Polska zapewniamy pracę zdalną dla ponad większości naszej załogi. Już nikogo nie dziwi pracownik call center, który obsługuje Klientów siedząc w domu i popijając kawę.

Armatis postanowił jednak pójść o krok dalej. W krótkim czasie, dzięki tytanicznej pracy działu szkoleń i rozwoju, wdrożyliśmy model szkolenia online dla kandydatów, którzy nie tylko mieszkają w miastach, w których znajdują się nasze lokalizacje, ale pochodzą z różnych stron…świata.

Od teraz chcąc pracować dla Armatis Polska, możesz dalej mieszkać w swojej miejscowości bez obaw, że czekają Cię długie dojazdy do pracy. Wystarczy komputer lub laptop oraz dostęp do internetu.

Szkolenia online

Proces szkolenia online w samej swej strukturze nie odbiega od lokalnego. Pozostajemy przy tych samych zasadach czyli przy powitaniu, poznaniu się wszystkich uczestników, przejściu przez kursy BHP, RODO, treningu właściwym, grach zabawach, pracy w grupach oraz zajęciach praktycznych.

Istotną różnicę stanowi niewątpliwie forma tych aktywności, która została przeniesiona do środowiska elektronicznego. Co to oznacza dla uczestników, a co dla trenera ?

Uczestnicy nie odczuwają znaczącej zmiany. Na początku zostaje im przedstawiona agenda na cały okres szkolenia wraz z wszystkimi informacjami w jaki sposób będą odbywać się poszczególne aktywności. Co jakiś czas będą oni przenoszeni  na platformy e- learningowe, kursy wiedzy, platformy do gier i zabaw jednocześnie pozostając w pokoju online oraz na szkoleniowym czacie.

O każdej aktywności powiadamia trener i to właśnie on w największym stopniu zauważy zmiany w sposobie prowadzenia szkolenia. Materiały, które dotychczas pomagały przy szkoleniu, musiały zostać przekształcone i wpisane w obraz narzędzi komunikatora, przy pomocy którego trener prowadzi szkolenie.

Sama ilość trenerów dostępnych na szkoleniu została od teraz uwarunkowana liczbą uczestników. Przy większych grupach nie sposób w angażujący sposób poprowadzić ćwiczeń, części warsztatowej, dotrzeć do każdego uczestnika, żeby mieć pewność ile uczestnicy już wiedzą, czego nie wiedzą etc. jednocześnie zachowując dynamikę pracy w grupie. Samo sprawdzenie obecności wymaga nie lada przygotowania.

W szkoleniach online w większości przypadków powinno być minimum 2 trenerów. Podczas gdy jeden prowadzi szkolenie, drugi odpowiada na pytania uczestników zadawane na czacie, pomaga przy problemach technicznych etc. i jest backupem jeśli trenerowi prowadzącemu np. nagle komputer odmówi posłuszeństwa (co się czasami zdarza).

A jak to jest z obiegiem dokumentów?

Każdy uczestnik podczas treningu online przygotowuje również otrzymane przez nas dokumenty (umowa szkoleniowa, umowa właściwa, oświadczenie zleceniobiorcy, dyspozycyjność, dodatkowe zaświadczenia). Kiedy wszystko wypełni, skanuje i odsyła mailowo, a potem również listownie na wskazany adres. Kiedy całą dokumentację mamy dopiętą, możemy przystąpić do pracy 🙂

Praca zdalna na operacji

Operacyjna praca zdalna także ma swoją specyfikę. Na początek każdej osobie zostaje przydzielony Team Leader, który przez kilka pierwszych dni pozostaje do dyspozycji na jednym z pokojów online. Na pokój można się logować ilekroć mamy jakieś pytania, wątpliwości. Dodatkowo, na portalu społecznościowym zostaje utworzona grupa wsparcia, aby nowe osoby zawsze mogły uzyskać pomoc liderską jak również od swoich kolegów z teamu.

Dla każdego pracownika mierzone są odpowiednie wskaźniki jego performance’u, a rezultaty są ogłaszane i omawiane przez Team Leaderów co tydzień. Cyklicznie odbywają się również feedbacki dotyczące jakości opracowywanych spraw.

W Armatis sprawdzamy również tzw learning curve (krzywą uczenia). Ten wykres pokazuje nam po jakim czasie newbies (nowe osoby) dochodzą do realizacji określonych targetów (produktywność mailowa, czas obsługi połączenia). Przeważnie dajemy sobie czas od 4 do 8 tygodni.

---

Po tym okresie nowa osoba wychodzi spod parasola ochronnego i staje się w pełni samodzielnym Agentem.

Praca zdalna – jak to wygląda na co dzień?

Każdy pracownik pracuje na swoim własnym sprzęcie, za pomocą którego loguje się do osobistego komputera w firmie Armatis. Komputer w domu stanowi zatem portal, przez który odwiedzamy wirtualny pulpit komputera w firmie. Dzieje się tak dlatego, że jako Armatis bardzo dbamy o bezpieczeństwo danych i spełniamy wszystkie wymogi z tym związane. Żaden pracownik nie może wówczas przenosić danych na swój własny komputer. Dodatkowo, cała procedura wspierana jest również przez systemy anywirusowe, co powoduje całkowity brak zagrożeń.

Po zakończonej pracy wylogowujemy się ze zdalnego pulpitu i przywracamy swój komputer do pierwotnego stanu 🙂

Na projekcie Flixbus 95% Agentów pracuje w systemie home office. Pracują z nami osoby z długim stażem pracy, które pracowały kiedyś lokalnie, natomiast ze względu na COVID19 przeszły na pracę zdalną. Duży ułamek stanowią również osoby, które podjęły z nami współpracę na zasadzie 100% work at home- począwszy od treningu online. Po pandemii nasz projekt będzie zatem podzielony na dwie grupy pracowników- tych, którzy wrócą do naszych lokalizacji jak również tych, którzy rozstrzeleni po całej Polsce będą kontynuować z nami przygodę z domu 🙂